从传统图书馆发展到数字图书馆,无论文献资源载体如何变化,图书馆的采购工作都必不可少。目前中文图书仍是许多图书馆文献资源的重要组成部分,占有重要地位。伴随互联网技术的发展、图书出版信息生态环境的变化、图书馆集成系统的应用、馆配市场的日益壮大,图书采选渠道不断拓宽,中文图书采购有了新变化,馆配商可根据图书馆的需求定制书目数据格式,方便图书馆实施网上采选,由于馆配商掌控着采访数据来源,使得图书馆图书采选多依赖于馆配商的采访数据。在图书采访业务流程中馆配商往往处于主导地位,而图书馆在采访中的主体地位逐渐缺失[1]。通过业务流程再造优化图书馆中文图书的采选,凸显图书馆在采访中的主体地位,提高采选图书质量、缩短到书周期是“抢单式”中文图书采选方式设计的初衷。“抢单式”能使图书馆重拾采访工作的主体地位,提升采访书目数据的数量、质量以及到书速度和到书率。
20世纪90年代初随着社会主义市场经济体制的确立,出版管理体制改革、出版机构数量迅速增长、营销网络和模式重构、出版发行渠道发生了巨变,各地书城落成,民营书店及民营馆配商等如雨后春笋般涌现,打破了由新华书店独家垄断的格局。出版社、书店等纷纷建立馆配部、设立样本书库,举办各类型书展,并提供门店、样本库、送书上门等方式的采选,为现货采选提供了有利条件。因为现货采选比原来的书目预订到书快,能更好地审视图书内容是否适合入藏,现成为图书馆中文图书采选的主流方式之一。当然现货采选还存在数据查重是否准确、外地现采成本高、采访人员比较辛苦等问题[5]。
随着网络技术的飞速发展,网上书店迅速崛起,如当当、亚马逊等,馆配商、出版社纷纷建立自己的网站,提供丰富的书目信息,如封面图片、书评、读者留言等,为网上采选奠定了基础,网上采选成为一种新的采选方式。无论是订单接收、制作,还是发订、付款等均可通过网络完成,方便、快捷、节省人力物力,采访人员足不出户即可完成采购流程。这也是电子商务在图书出版销售领域的应用,也是当下大部分图书馆采用的主流采选方式之一,对传统图书供销模式产生冲击。但网上采选也有诸如诚信、网络支付和信息安全等问题[6],而且许多图书仅凭书名并不能反映其真实内容和适用的读者对象,另外图书装帧形式和定价合理性都难以判断。
2000年和2003年我国分别颁布了《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》。各图书馆相继对中文图书实行招标采购,规范了进书渠道、约束采购行为、节省经费,有利于发挥图书资金的使用效益,并与契合图书馆要求的馆配商合作,部分采编业务外包缓解了图书馆人员紧张的矛盾,这对馆配商之间竞争机制的形成发挥了重要作用。但招标中的低价标、图书馆话语权问题也常使图书馆置于尴尬、无奈境地,业界人士呼吁尽快制定“图书采购招投标法”[7]。使招标评标的办法和机制更完善,推进图书出版、营销更科学规范。
上述纸本书采选方式都存在图书馆与馆配商之间的博弈,尤其是大多数图书馆所采用的图书现场采选和网上采选等,都直接受招标采购博弈的影响。如招标采购中图书馆与馆配商存在选择博弈、价格博弈、服务需求与成本投入博弈等[8]。一方面,图书馆希望通过招标能选到实力雄厚、资质好、服务好、配送能力强的馆配商,从而获得高质量的图书和服务,满足读者需求;另一方面,馆配商之间存在价格、服务、成本核算的博弈等,其目标是通过与图书馆合作获得更大盈利。这种博弈过程会伴随双方之间的合作长期存在,可以说采选图书的质量是供需双方利益博弈的结果[9]。一旦双方签订合同,图书馆的图书采购就依赖于馆配商提供的书目数据或供书能力,一般从接收订单、订购、发订至图书到馆,需耗费半个月到1个月的时间,虽然约定到书时间,但收效甚微。而且新书与读者见面的时间往往滞后于实体书店或网上书店,不能满足读者个性化、时效性的需求。即使现货采选也取决于展出品种及馆配商的库存。虽然可将出版社的书目数据发给馆配商,但由于招标折扣原因,馆配商常会屏蔽掉销售折扣高的图书,极易造成图书馆缺藏,且馆配商之间缺乏竞争。正是基于对这些问题的思考,促使探寻一种新的采选方式,“抢单式”中文图书采选方式是图书馆与馆配商协商制定规则,将采访书目数据数量、质量、到书率、到书时间作为馆配商之间博弈的要素指标,通过馆配商之间的重复博弈,提高到书率,缩短到书时间。
“抢单式”是一种新型的中文图书采选方式,它打破了以往由哪家馆配商提供数据就从哪家购买的格局。通过对馆配商服务历史数据的挖掘、计量和分析,自动给各馆配商分配订单份额。具体是针对馆配商提供征订数据的数量、经图书馆筛选后的有效书目数据、图书到货的种数、册数、从订单发订至到书所耗费时间(天数),通过对上述数据权重比的计算,依次给各馆配商分配采购订单。馆配商所提供书目数据的数量、质量、到书时间、到书品种与数量都直接决定未来馆配商所获得的订单份额。实践证明,馆配商提供书目数据的积极性大幅提高且重视数据的质量,一旦接到订单将以最快速度配送,因为只有保证书目数据的数量和质量、缩短到书时间、提高到书率,才能在下次订单分配中占有优势,才能获得更多订单、更大收益。简言之,以馆配商提供服务的历史数据为依据来争抢图书采购订单,故形象地称为“抢单式”。
图书馆的目标是满足读者需求,提高图书质量、到书速度、到书率。在图书采购中,图书馆和馆配商及各馆配商之间存在博弈[10]。“抢单式”采选方式明确了博弈规则,给馆配商提供了公平、公开的竞争机制,对服务效率和质量的提升不言而喻。图书馆也可将图书采购的主动权握在手中,并能在与馆配商的博弈中获得更高效益。“抢单式”采选方式的设计理念是在图书馆和馆配商之间建立重复博弈[11],每批订单的完成过程就是一次“阶段性博弈”。由于馆配商的服务效率和服务质量的历史是可追溯的,当前行为会影响到长期利益。所以,在图书馆和馆配商的重复博弈中,馆配商出于长期利益最大化考虑,存在主动提升当前服务效率和服务质量的激励。同时图书馆回归其采购工作的主体地位,当然图书馆与馆配商之间的博弈是相对的,而合作则是绝对的[8]。
依上述设计理念,拟定“抢单式”馆配商(书商)服务的计量指标,通过软件设计来实现。具体设计思路如下。
管理员登陆:管理员根据各自的账号密码登录系统,所有的增删操作均记入数据库。
订单管理:设定订单号,在选定的订单号下添加本次供货的书商,可记录各个书商的所有到书信息。
到书数据统计:自由选择到书信息条目,根据每次到书的时间及到书种数套入公式进行计算。计算出各书商的到书情况(
采访书目数据预分配:根据计算结果,以及下次欲采购图书的总种数进行计算确定各书商的分配订单数(
图1为软件功能架构。
图2为程序流程说明。
本系统创立之初综合考虑办公便捷以及升级维护的便利性,选择采用B/S模式实现。并采用当前较为成熟的SpringMVC+Hibernate框架[12],将展现层、业务逻辑层和数据持久化层相分离。Spring MVC是Spring框架最重要的模块之一。它以强大的Spring IoC容器为基础,并充分利用容器的特性来简化配置。而Hibernate通过对 JBDC封装,很好地解决了持久化数据对象管理工作。将程序员从底层数据库设计中解放出来,专注于上层逻辑。SpringMVC和Hibernate的组合更好地实现了低耦合、高内聚,便于更有效地快速响应用户需求、升级维护,增强可扩展性和可维护性。秉持友好、简明、实用的用户体验宗旨,界面基本由网页最基本元素表格、功能按键和标签构建,无其他过多繁复修饰,整体信息反馈与使用简单明了。
综合考虑相关软件,确定采用Eclipse+Tomcat+Mysql构建J2EE的开发环境:Eclipse作为开源可扩展的开发平台负责java web的软件开发;Tomcat作为轻量级应用服务器用于管理版本的部署发布;Mysql作为关系型数据库管理系统用于数据的存储。
为系统的每位管理员分配账号,使用系统前必先使用账号密码经由后台数据库验证无误后才可登录使用。每位管理员账号独立使用以此记录每次操作的执行人ID及时间,避免误操作及恶意删除等。
系统中使用不可逆算法MD5对类似于密码等关键数据进行加密,数据库中存储加密后的文本,这样即使数据库被入侵用户密码仍不可见,从而能很好地保护数据。
首先,确定“抢单式”实施的起点,然后各馆配商可以向图书馆发送采访数据,经采访人员去重、筛选,就可以计量各书商有效采访数据的数量。其次,选择一批准备发订的订单,在同一时间、以同样的品种和基本相同的码洋分别发给各馆配商,形成各馆配商的首次博弈。根据各馆配商的到书情况,从而获得其到书的品种数、所耗费时间等指标,得出馆配商之间首次博弈的结果,通过程序计算得出下一次各馆配商应得的订单份额,启动第二次博弈,以此类推。当然订单分配要依据每家馆配商所提供的书目数据,因为这是各馆配商的优势所在,毕竟每家馆配商与出版社合作的规模、形式都存在差异,也体现在其供书能力、服务水平和质量上,特别是有些书可能是包销或独家发行等情况。
“抢单式”案例。假设用甲乙丙丁代表4家书商(馆配商),首先,需要将各书商的征订书目数据导入采访系统,进行查重、筛选。通过用户名和密码登录“抢单式”系统,每批书到货后,在新建订单处输入批次订单号并提交,然后出现新增书商到书种数、到书时间、耗费天数。在新增书商栏内添加书商名称、提供书目数据种数、采用的总种数并提交。选择已有订单查看,显示各书商的每次到书情况,在此界面可以增删、修改相关信息(见图3)。根据书商到书情况,点击计算,系统会自动测算书商到书情况、到书时间、有效订单占比,如图4所示,假设待分配订单有1 000条点击“分配计算”,便可得到各书商在此次订单分配中应得的种数,然后在订单组织中进行分配,并在同一时间发订。
(1)“抢单式”最显著的功效是通过馆配商间的重复博弈,提高了图书质量、到书率、到书速度,缩短了新书与读者的见面时间。图书馆获得了更多新书,由于新书到书速度快,源编书目数据量大幅提高,所以上传CALIS的馆藏书目数据增多,提高了编目业务工作水平。图书馆重拾在采访流程中的主体地位,各馆配商能根据图书馆的文献需求配送。
(2)“抢单式”营造了馆配商间的竞争、激励机制和博弈氛围,许多难以配送的图书,如读者荐购书,馆配商都能想方设法予以搜集,服务意识和水平有了较大提升,而且实力雄厚的馆配商会脱颖而出并获得更大收益。通过追溯、计量馆配商服务的历史数据,还能测评其供书能力等,不失为一种互利双赢的举措。
(3)“抢单式”有效抑制了无效采访数据过多、有效采访数据少的问题,提高了采访工作效率,有效避免了馆配商屏蔽出版社销售折扣高的图书现象,从而更好地保障了文献资源建设的连续性、系统性和完整性。如可将出版社提供的书目数据或其他途径搜集的书目数据也发订给馆配商配送。
(4)“抢单式”针对的是各家馆配商实力相当,若馆配商实力悬殊,易造成“马太效应”的局面,这是由博弈竞争的本质决定的。当然要规避造成“马太效应”局面所带来的风险,充分发挥各馆配商的优势,扬长避短,毕竟“抢单式”的目的是想通过馆配商之间的博弈,获得更多优秀书籍。
“抢单式”经我馆一年多的实践证明:新书与读者见面时间缩短,提高了图书采选质量、采购效率以及编目业务工作水平。推动了馆配商服务水平的提升。“抢单式”对传统图书采选模式具有一定的颠覆性,从中也启发我们从多维视角去思考、去探索,以独辟蹊径、开拓创新,提高图书采访工作水平。
✉本文系山东省社会科学规划项目《“互联网+”时代文献资源建设路径与采选模式转换研究》项目号:16CTQJ01研究成果之一;山东省教育厅高校人文社科基金项目《高职院校图书馆文化与区域文化融合共建研究》项目号:J15WB76研究成果之一。