随着互联网信息技术的不断发展和国家对文化产业的大力支持，一批拥有丰富内容资源、分销渠道的出版企业已经着力推进数字化转型与建设，出版业的格局在时间的流逝与社会的转型气氛中，发生着变化^[1,2]。与此同时，传统出版企业由于基因不合，教育出版面临系列挑战和困境，需用互联网思维重构教育出版行业的商业模式^[3]。于是许多出版企业在策划编辑“策划、生产、营销”一肩挑的现实背景下，对策划编辑提出策划数字化项目、集聚数字资源的新要求，这无疑给策划编辑本已沉甸甸的担子上又加了一块重重的砝码。

在这样的大背景下，如何更好地迎接互联网时代给出版传媒业所带来的机遇和挑战，如何分清各种事务的轻重缓急、更好地管理好自己的时间、进而实现高效能的工作是作为出版企业核心之一的每一个策划编辑都必须深入思考和实践的课题。对此，笔者根据史蒂芬•柯维的“第四代时间管理理论” ^[4]，从策划编辑分阶段的主要工作职责谈起，然后从重要性和紧迫性两个维度对具体工作任务进行梳理分类，并介绍了其他几个时间管理理念和技巧，最后给出了“高效能策划编辑的一天”的具体例子。

为了更好地阐述策划编辑如何做好时间管理，我们有必要先盘点一下策划编辑的工作职责。以高校教材策划编辑为例，其主要工作内容可以分阶段概况如下（如表1）。

表1从选题策划到运营维护的各个阶段简要概括了一下策划编辑的主要工作内容，具体到每一阶段各有一些需要注意的问题和重点关注事务，在此不再一一赘述。

前文对策划编辑的主要工作职责做了一个概述，这些是全年可能涉及的工作，对于一天可能仅涉及其中一部分，但即使是一部分，我们也不可能全部完成，我们虽然没有足够的时间做完所有的事情，但是我们总是有足够的时间去做最重要的事情。下面我们根据“第四代时间管理理论”^[4]的知识，从重要性和紧迫性两个维度对策划编辑的工作划分如表2。

在时间管理矩阵中，第一类事务既紧迫又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。对某些编辑来说，这类事务会消耗掉大部分时间和精力，因为他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。

第二类事务包括建立人际关系、规划长期目标、防范于未然等，人人都知道这些事很重要，却因为尚未迫在眉睫，反而避重就轻。按照文献[4]中的观点，高效能的策划编辑脑子里装的不应该是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维应该是预防性的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和问题需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。如果能做到这样，我们在时间管理上就实现了帕累托原则（Pareto Principle）—以20%的活动取得80%的成果。

要想成为一个高效能的策划编辑，我们应该尽量避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧迫，这些事情都是不重要的；而应该做到以价值和结果为导向，以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与紧迫性，强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。

时间管理的理论博大精深，并非一个时间管理矩阵所能概括，下面列举几个其他时间管理理念和技巧。

（1）帕累托原则。帕累托原则即以20%的活动取得80%的成果。策划编辑要把更多精力集中在第二类事务上，即所谓“好钢用在刀刃上”。只要我们细心地总结一下就会发现：我们投入的20%的活动往往取得80%成果，而与此同时，我们投入的80%的精力却只得到20%的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。

（2）学会授权。策划编辑要学会尽可能在每一件不重要的事情上授权，授权时要明确：一是告诉被授权人，你想得到什么的结果；二是要挑选一个正确的人进行授权；三是希望被授权人做什么，什么时候完成，并要随时查核完成进度。

（3）做到分批作业、集中处理同类事情。例如在上午集中在一段时间给老师回复几个电话，集中在另一段时间处理稿件等。而不要回两个电话，处理一会儿稿件，回复一封邮件，再回一个电话等。

（4）学会设置时间期限和阶段奖励。根据帕金森定律，很多人总是会将事情拖到最后一分钟完成。策划编辑要学会高效利用时间，尽可能以更快的速度完成更多的工作，而不是把两个小时的工作拖到八个小时完成。在完成一个分段目标后，应该给自己一个奖励，这个奖励不必很大，但却能使自己产生持续的行动力。

（5）多用电话沟通。虽然很多情况下电话沟通的效率要高于邮件和短信，然而我们还是不愿拿起电话。策划编辑要学会尽量多通过电话来进行交流、沟通和交换信息，但打电话前一定要有所准备，待对方接通电话后要征求对方的同意后再开始话题，对于经常联系的作者最好要记住对方最近的课程安排，通话时要直奔主题不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的感受。

（6）熟练使用时间管理和办公软件。所谓工欲善其事必先利其器。好的时间管理和办公软件能够帮助我们更加有效地管理和节省时间。例如采用桌面日历软件来帮助策划编辑进行重要事件提醒，利用通信工具软件可以帮助策划编辑轻松录入老师名片，利用邮件管理软件可以帮助我们轻松收发和管理邮件。

以下练习和实践旨在帮助策划编辑了解以第二类事务为中心的思维模式在具体工作中的应用，假设你是一家大型出版社的策划编辑，即将在办公室里开始平凡的一天，当你查看这一天的待办事务（一个没有排定优先顺序的列表）时，估计出了每项活动所花费的大概时间。

现在，花几分钟时间，有效地安排这一天的活动，初步地看，列表中除了第5项之外，其他事务似乎都是重要且紧迫的第一类事务，根据初步估计的时间（大概需要12小时），即使加班，似乎也无法完成全部的事务。下面我们以第二类事务为中心的方法分析表3中的内容，并给出一个符合第二类事务为中心的方案如下。

事务1对于此种情况，你应该在上班后第一时间了解相关具体情况后马上打电话跟老师沟通，这样一方面表现出对此事的重视，另一方面如果发现其他问题也能及时处理。以第二类事务为中心的方法除了加急办理此作者的稿费支付之外，还应该安排专门时间彻底梳理所有类似情况的稿费，看这个问题是否为长期积累的结果，如果是，应该与编辑助理深入沟通和分析问题原因并提出解决方案。

事务2认真仔细地做好一审工作，是责任编辑的重要工作之一，只有从书稿源头把好关，才能为后续的高效能的校对及出版工作打好基础，也符合以第二类事务为中心的思维习惯。对于校样处理，与其一味忙于处理校样中遗留的问题，不如多花一些时间训练相应的文案编辑，使他逐渐具备独立处理更多疑问的能力，或是授权文案编辑全流程处理稿件，你只需对校样做一次质检，这样一来，过不了几个月，你会发现文案编辑对遗留问题的处理可能比你自己处理的还要妥帖。

事务3你可以在上午电话邀请该营销经理中午共进午餐，在吃饭的时间里沟通一下具体时间安排，交流目标省份客户的具体情况，你或许会发现，这样在轻松愉快的气氛中就解决该项事务，相比于出发前才急急忙忙地沟通，一则节约了不少时间，同时也能从容不迫的完成相关准备工作。

事务4考虑到校长事务繁忙，你应该在上午打电话联系，这样如果对方上午没时间还可以约下午。这种事情很难授权给别人，因为这需要与对方仔细沟通，将各自的想法反复碰撞，以便产生思想的火花并最终达成双方满意的方案。

事务5阅读出版和统计学杂志是第二类事务，你也许想暂时搁置，但这正是你长期保持专业素养和竞争力的关键所在。因此，你可以在中午饭后翻阅相关杂志，找出感兴趣的地方抽时间仔细阅读。你还可以在下次部门会议上提议，建立员工阅读专业杂志的系统化制度，大家分别研读不同杂志，然后在会议上介绍其学习心得。例如，文献[5]中提到：“高校教材销量下滑成为不争的事实，但是美国高校教材出版似乎已经找到了保护自己又能造福师生的途径：自建或委托第三方平台为师生全方位“定制教材”，加快互动性、数字化学习资源的开发投入。”这为教育出版策划编辑提供了宝贵的策划思路和经验。

剩余其他几项事务，都可以按照这种以第二类事务为中心的思维来处理，以此来安排日程，结果你会发现你把大部分时间用于授权、沟通、训练、完成审稿工作、准备会议发言、打几个电话、吃一顿轻松愉快的午餐等，而且看似不可能完成的任务，也都在当天得到妥善处理。如此坚持数周或数月，你会发现，第一类事务大幅减少，变得易于处理，同时你也不会时时处于高压力、高负荷的危机处理氛围，让你保持敏锐的判断力和良好的身心健康。

时间管理理论博大精深、百家争鸣、各有所长，并非一篇小文所能一应概括^[6]。以上为笔者在自己平时工作实践中点滴体会的简单整理，这些对我很有帮助，如果读者特别是新入行的策划编辑能够从中获得些许帮助，则不胜欣慰。