论数字化编纂系统的管理价值

数字化编纂系统是由计算机、网络及搭载的软件构成的实现编辑业务的平台。自从计算机用于国内出版行业以来，出版人、出版社与技术公司先后认识到计算机能够对出版业务提供重大帮助，并从20世纪90年代起，就此进行了持续不断的研究、探索和实践，尤其是对编纂工艺复杂的工具书给予了更多的关注。实践方面，从早期的计算机单机操作，逐渐发展到数字化的辅助编辑系统，目前正向全流程数字化编纂与发布系统发展。整体来看，这些研究和实践多集中在编辑业务层面。其实，数字化编纂系统应用于出版行业之后，不仅能促进编辑业务方面的积极变革，如果设计得当，还能对出版企业的编辑业务管理工作产生深刻影响。本文以工具书的编纂为例，从以下5个方面进行重点分析。

1　流程与进度管理——实现科学管理的基础

众所周知，出版行业有三审三校、重大图书选题备案等规定，而工具书的出版要求更多。工具书的编纂是一个需要多方面协同参与的系统工程，参与人员多，审次、校次远多于普通图书；工艺亦非常复杂，如百科全书，不仅审稿有各种特殊要求，还需要编制参见、索引系统，导致编纂周期长，若是涉及送审条目，时间更是不可控制，因此流程管理甚为重要。

传统工具书的出版流程管理和进度管理往往通过绘制流程图、人工填写进度表来实现，不仅费时费力，其效果还往往因实际工作与流程脱节、进度不能实现实时跟踪而打了折扣，即使进度与流程设计发生偏离也只能后知后觉。到了新媒体时代，新媒体产品的制作需要调用文本、图片、音视频等多种资源，工作流程比以往的出版阶段都要复杂，很难继续沿用传统管理手段。

如果数字化编纂系统能够实现灵活、合理的流程设置，以及全面的统计功能，则能弥补上述线下手工操作的缺陷。例如，出版物的每一部分内容处在哪一工作环节、工作量有多大、责任人是谁、计划何时完成任务、当前进度如何，在系统中会显示的一清二楚；每一个工作人员以及所有工作人员的完成情况均可实现实时统计，亦可设置临期提醒、超期报警等；管理者可全面了解每一子项工作何时启动，何时结束，与相关工作是并行开展还是必须有先后次序，必要时，还可通过编纂系统的流程设置，重建某些工作的流程。数字化编纂系统对流程和进度的精确反映，使得管理人员可借此实现对整个出版项目的科学管理，保障项目的如期推进。

2　质量管理——化结果管控为过程管控

质量是出版物的生命，亦是出版社的生命。为了保证图书质量，出版界一般采用三审制，对工具书的审查则更加严格，往往增加审次、校次。以纸质版的《中国大百科全书（第二版）》为例，这套中国现代最大的综合性百科全书是将80个学科的6万个条目按照中文条头的汉语拼音顺序编排，总计32卷，需要同时全部出版，传统的线下审稿模式已经不能支撑这样大部头百科全书的编纂。这是因为，百科全书是由众多独立条目为单元组成的工具书，质量管理的重点不仅仅包括差错率、政治敏感问题、民族宗教问题等，还应该做到体例规范，各种名词、术语、数据等实现统一，相邻或相关条目对同一知识主题的表述要自洽等。如果某一个分支、某一个学科出现了共通性问题而没有及时发现并纠正的话，就会对整体质量造成很大影响，往往造成大规模返工、长时间拖延工期。即使是到了《中国大百科全书（第三版）》网络版，没有了纸版必须整书印刷、整套出版的限制，技术上可以做到成熟一条发布一条，但若没有完成组群审稿、没有做到各类专项术语统一，就不能说真正做到了“成熟”。针对这种复杂情况，最好的办法是在问题刚露头时就及时发现并解决，而传统的三审制则无法满足这样的时效性要求。

利用数字化编纂系统，在日常编辑工作中就可以进行编辑质量管理，如应用“名词、术语统一”“参见反查”“索引反查”等专项工作手段，随时发现在编的百科全书稿件问题，同时通过平台对编辑进行业务提醒，而不必等到全部稿件定稿后再进行专项检查，从而做到及时发现问题、及时解决问题。完成某一审次的稿件也可以批量传送给下一个审次，做到成熟一批检查一批，使得审稿工作从流程后端向前端前移，从初步成书以后才介入的质量检查转化为根据需要在编辑过程中随时介入，这种转化的实质就是将结果管控变为过程管控。

从结果管控到过程管控的转变是现代企业管理提升的必由之路。它的意义不仅仅在于可以最大限度地保障出版物质量、节约大量出版时间，更在于这是企业核心竞争力的重要体现。

3　绩效管理——利用统计信息实现全面客观评价，同时实现管理精细化

数字化编纂系统在绩效管理方面同样大有可为。绩效管理目前在有些出版社仍然有提升的空间。一般来说，经营性编辑部的考核依据的是部门利润、获奖情况等，营销部门的考核依据的是发货码洋、回款等指标，都是拿数字说话。而对编辑、校对人员如何考核个人绩效？针对需要众多人员协同编纂、流程复杂、难以考核到个人的工具书出版部门又如何考核呢？现在多数采用较为粗放的评价方式—管理人员参考一些粗疏的统计结果对员工进行评价。这种处于初级阶段的绩效管理已经越来越不能适应出版社的企业化运营，精细化管理的呼声日益响亮，而数字化编纂系统的应时介入无疑是提升出版社管理水平的一针强心剂。

客观地讲，编辑工作，特别是针对编纂大型、综合性工具书的绩效管理确实很难。编辑的工作不同于工厂里的标准化生产，很难通过产品数量统计、残次品检查得出结论。原因在于：①编辑的工作纷繁复杂，每个编辑的工作对象、工作难度不完全相同，差异化明显，很难精确计量每个人的工作量；②个人对稿件的改动淹没在厚厚的纸稿中，传统模式下整理修改记录难度太大，不易在量上准确区别编辑做得多或做得少、做得好或欠缺，导致工作质量好、进度稍慢的人不能及时得到认可；③碍于情面，即使其他工作环节的同事发现了稿件中的错误，一般不会告诉犯错误的编辑本人，更不会告诉管理者，导致工作质量欠佳、盲目加快进度的人得不到及时提醒或惩戒，错误仍然在延续；④审稿周期长，导致前一审次的工作质量难以得到及时认定，但为了鼓励员工工作积极性，不得不根据工作量发放薪酬；⑤管理人员事务繁忙，难以全面翔实地把握每个编辑的实际工作量、工作质量、工作进度等，故难以客观准确评价个人绩效，导致评价结果的客观性不易得到保证。数字化编纂系统可以解决上述问题，并在其中扮演着不可或缺的角色。

（1）工作量方面。借助数字化编纂平台的统计功能，可以极低的成本自动记录编辑过程中每个时段每个人的工作量，可按照管理需求，对审改过的文字、公式、图片、表格、多媒体素材等按不同的统计单元和时间节点进行详细统计，其精确性和便利性是传统模式下难以实现的；通过对上述指标进行分析，评估不同工作的难度系数，可实现在绩效考核时充分考虑工作差异化的问题。

（2）工作质量方面。在数字化编纂系统支撑下，工作质量的绩效管理可以通过施行质量回溯制度来实现，即将个人的编校质量与绩效成绩密切挂钩。某个考核周期内的差错、失误须在当期回溯；如果当期内未能发现，则后期发现时进行跨期回溯，并修正原有绩效成绩。这一看似复杂的管理程序可借助系统对稿件的版本记录功能来实现。依靠这一功能，可以找到某一编校人员在既往每一阶段的成果文件作为依据，从而准确回溯至差错时点，明确需要修订成绩的绩效考核周期，同时对具有共通性问题及时进行差错反查。这是质量管理的有力保证措施，也是绩效管理的具体工具。

（3）评价结果客观性方面。数字化编纂系统的绩效评价能够更加全面、客观、具体，这主要得益于两个因素。一是在于系统本身的各项统计功能，超越人脑记忆力的计算机可以全面记录并反映编校人员的各项工作业绩，每项工作从数量到质量，再到进度，具体而且客观；二是在于，数字化编纂系统支持在绩效管理周期之初通过上下级的沟通订立绩效计划的工作方式，制定双方认可的明确的工作目标、工作标准、工作量与时间节点，并将关键控制点与控制标准纳入系统统计功能，进行过程管控与结果统计。

综上所述，在数字化编纂系统新环境下，工作量、工作质量得以全面记录和量化统计，工作进度按计划得到控制；绩效评价也由于编纂系统的技术支撑可以要求得更细致、更具体、更有业务针对性，同时，评价结果也更客观全面，易被员工接受。这些变化也恰恰是管理精细化的具体要求。

4　薪酬管理方面——切实落实按劳取酬，调动员工积极性

薪酬管理是质量管理和绩效管理的结果，质量管理和绩效管理则是实现薪酬管理的基础。手工编辑阶段，工作量的统计需要在编校人员完成一个阶段的工作后才能实施，工作质量的衡量则更为滞后。因此，若想给编校人员按劳、按质计酬确实有现实困难，定额工资恰恰适应当时的技术条件。现阶段，按劳计酬、按质计酬已成为调动员工积极性不可或缺的杠杆。数字化编纂系统在质量和绩效管理方面的贡献使得对员工的评价更加客观，也更加科学。以此为基础，更容易有依据地进行薪酬的上下浮动，即科学的薪酬管理；也更容易实现被考核员工的认同，达成有效激励，调动起员工的工作积极性。

5　知识管理——收集知识工作者的宝贵经验

近几十年来，知识管理在国外、国内的大公司中得到越来越多的重视与实践，并取得很好的效果。出版社是生产知识、传递知识，并为广大读者提供知识服务的单位，更是蕴含着大量知识的宝库，有着进行知识管理的独特优势。出版社的知识管理可分为两大类，一类是对面向读者（用户）的知识管理，这是提高出版企业产品竞争力的重要内容；另一类是对出版社内部的知识管理，特别是对生产环节知识的管理，这是创造价值的源泉、产生企业核心竞争力的源泉。

实现知识管理并非易事，但若借助设计得当的数字化编纂平台，则可实现出版社上述两大类知识管理的目标。一方面，提前做好出版物产品的规划和设计，让平台实现在线编辑功能的同时，预先标注为读者提供知识服务的基本功能点，打好数据基础；另一方面，借助数字化编纂系统的编校版本记录、在线通知等功能，获取编校人员的工作经验并加以分享，让编纂系统成为知识获取、共享、应用的平台。对于出版社而言，广大编校人员就是知识工作者，他们经过多年实践、思考、总结所积累的编纂经验是出版社的无形财富。如果说出版物是出版社的重要成果，那么编校人员在编辑出版过程中付出的智力劳动亦同样宝贵，不能浪费了这些成果，任由它们随着工作的结束成为废纸，或在编纂系统中没有留下任何痕迹。应该让大家的宝贵经验作为出版社的重要知识得以沉淀，并向新的从业者传递，这在一定程度上能够解决年轻编辑从业经验不足、无法胜任当前工作的难题。

6　结语

数字化编纂系统能够在流程与进度管理、质量管理、绩效管理、薪酬管理、知识管理等方面对出版企业的编辑业务管理工作产生深刻影响，并对进一步提升出版物质量、提高出版企业的核心竞争力发挥重要作用。因此，数字化编纂系统在管理方面的价值应引起出版企业的足够重视，在编纂系统设计之初就应不仅充分考虑编辑业务的需求，还要了解系统所能实现的管理价值，并在系统搭建时将各种管理功能体现于其中。这种融合了编辑业务与各种管理需求的实践将使数字化编纂系统的价值实现最大化，让其成为促成传统出版社优化升级的利器。

参考文献

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