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版权声明: 2018 清华大学出版社
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Abstract
信息化技术的飞速发展改变了我国传统的经济结构和社会秩序。信息化发展带动管理模式的转变为出版行业发展带来全方位的影响。各出版社纷纷引进以ERP系统为代表的信息化管理模式。ERP系统从规范管理、促进服务、增进协调等方面全面提高总编室工作效率，使其更加规范、高效。
Keywords：
信息化技术的飞速发展改变了我国传统的经济结构和社会秩序。信息化发展带动管理模式的转变为出版行业发展带来全方位的影响。信息化建设成为出版社数字化转型的必要条件。在此背景下，各出版社纷纷将以ERP系统为代表的信息化管理模式引入企业。
ERP系统是企业资源计划(Enterprise Resource Planning )的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统。
北京大学医学出版社于2014年正式将ERP系统投入使用，并真正实现了出版流程中编务、印务、财务、发行四大主要模块的一体化管理。在ERP系统上线三年多的时间里，笔者切实感受到信息化管理为整个出版工作带来的变化，尤其是对过去信息化程度相对较低的总编室工作。
我们都知道，总编室是出版社重要的职能部门，它的主要功能为管理、服务和协调。它的工作性质是内容繁杂、琐碎，但政策性强。ERP系统上线后，为总编室工作带来了如下变化。
管理是总编室工作中一项重要的内容。总编室需要熟悉各项与出版有关的法律、法规，以及行业内执行的各项规章制度并以此为依据，管理出版社编务工作的整个流程。编务工作繁杂、琐碎，从管理的角度来说，是个难点。ERP系统上线后，信息化技术的采用使总编室管理工作更加规范、高效。
每一本图书从选题申请到出书，大致都要经历选题申报、选题立项、签订合同、三审、发稿、申请书号和CIP、三校、印前质检、印制出版、图书入库、销售发行这样的流程。如果是引进版图书，在图书立项前还有购买版权的过程。这个流程本来是前后环节具有逻辑关系的线性流程（A→B→C），即A环节完成才能到B环节，B环节完成才能到C环节。但在实际工作中，遇到加急的稿件，或者责编本人项目管理能力比较弱，就有可能出现跨环节操作这样不规范的行为。总编室要对其管理在过去完全是靠纸质记录和人为提醒。这样，一是工作量非常大，二是在工作比较忙时，编务人员也可能出现疏漏。在ERP系统里，出版流程的每个重要节点都有审批人，审批人批准通过后才能进入下一环节。另外，ERP系统有提醒和查询功能，避免了部分编辑的无意识“犯规”。所以，过去反复向编辑强调的规范流程的问题，在ERP系统上线后被轻松解决。总编室管理工作效率大大提升。
从选题申报到出书，图书出版流程中有若干个表格和单据需要填写。过去每次表格的变更都需要对编辑进行培训，讲解如何规范填写表格。即便如此，在实际工作中，因编辑人数多、理解不一致，还是会出现五花八门的表格。在汇总表格时编务人员需要花费大量时间来整理表格。ERP系统上线后，大部分表格都可以在系统内填写，表格的设计尽可能使用菜单功能，编辑只需要在下拉菜单中选择项目即可。系统导出的表格一是保证了表格格式的统一，二是保证了内容的完整，三是减轻了填表人的工作量。这样，总编室通过ERP系统规范了表格填写，保证上报数据的准确和规范。同时，因为在线数据的使用，减少了纸质单据的产生，使数据更利于保存，减少了浪费，推进“无纸化”办公。
在ERP系统上线之前，出版社的编务环节主要以纸质单据为主进行管理，数据的管理和使用效率十分低下，无法实现数据的重用和共享。比如，选题申报、选题立项、合同签订、发稿等各个环节都需要选题的相关信息（比如书名、作者）。因为各个环节是独立管理的，所以在不同的环节需要重复填报这些信息，造成工作效率低下。另外，部分选题时间跨度比较大，经常会有选题信息不断变更的情况。因为各环节信息不相通，所以会出现同一选题前后信息不一致的情况。总编室在查找相关信息时，常常需要靠编务人员的个人经验来弥补因信息不一致导致难以查询的缺陷。编务管理过度依赖人力，一旦遇到换岗或者相关负责人离职，就会使管理陷入混乱。除此之外，在过去没有ERP系统的时代，出版社各出版环节的管理是各自为政的，没有形成一体化管理的集成信息系统，造成了信息“孤岛”的出现。总编室在向各部门收集相关数据进行汇总时，数据信息常不统一，统计数据质量低下。
ERP系统上线后，选题的初始数据由编辑录入，在选题流转过程中，不断有各部门新的数据加入。流转期间数据发生错误时，还可以进行及时变更。变更数据涵盖整个出版流程，避免了数据的重复录入、数据前后不一致，以及数据更新不及时。
总编室的费用申请包括作者稿酬及编辑过程中所产生的各种劳务费用。ERP系统中可以设定相应计酬标准（如元/千字、元/幅、元/册），根据工作量，利用系统自带的计算功能，可以直接生成费用申领单。此举可有效解决过去编辑提交费用申领单时常发生的信息不全、不准确、计算错误等问题。费用单据在系统内一旦审核批准则不可删除，每一次修改均有记录，对编务和财务的规范化管理意义重大。另外，因为编务和财务之间信息互通和信息可见，可预见性地避免单据重开和漏开的情况。
服务职能是总编室最基本的职能。总编室的服务对象，对内主要是上下游部门、以社领导为代表的决策群体，对外主要是合作单位、作者、读者等。服务工作是否高效、务实，会直接影响出版社的整体工作效率和工作质量，以及出版社的社会形象。ERP系统的使用大大加强了总编室的服务功能，使其服务更加全面、细致，定位精准。
前文提到，ERP系统将一个项目从选题申报到样书入库纵向地串联了起来。在这个纵向流程中，各环节信息可以在线上不断递增、及时更新，既实现了无纸化办公，又避免了信息重复和信息不一致。当多个纵向流程被输入ERP系统后，ERP系统还可以横向汇总各个环节的数据，形成选题数据库、作者信息库、样书信息库、合同信息库、质检信息库等多个数据库。这些数据库的建立为总编室的服务工作提供便利。
总编室是各项编务信息的汇总中心。总编室有义务日常为编辑提供编辑信息的查询。过去，在没有ERP系统之前，总编室要应对每一位编辑的信息查询需求。反馈既要及时，又要准确。随着出版社规模的壮大，出版图书的增多，总编室工作压力不断加大。ERP系统上线后，编辑可以自己在线查找权限范围内的各种数据信息，对于权限之外的信息可以咨询总编室。由于所有信息都汇总在了ERP系统里，所以总编室查询数据的速度也大大加快。从总编室为编辑提供数据信息的角度来看，总编室的服务能力大大加强。
编务数据的特点是繁杂，且因来源不同时有不一致，需要及时更新。以作者信息库为例，过去，我们对于作者信息的管理是比较薄弱和杂乱的。一是，编辑出于自我保护的意识有时不愿意提供特别详细的作者信息；二是，同一个作者可能和不同的编辑联系，不同编辑提供的作者信息有所不同；三是，作者信息不是一成不变的，作者工作单位或者联系方式发生改变，但是我们的数据库更新速度没及时跟上。ERP系统可以在多个环节设置强制输入作者信息的功能，并且将作者信息细化，保证了作者信息的完整性。当遇到系统中出现同一作者多条信息的情况时，管理员可以对信息进行融合，保留最新信息，保证了作者信息的准确性。ERP系统对数据库数据的及时更新和维护使得总编室可以为各部门提供更加准确和个性化的信息，提升服务质量。
总编室是整个出版社信息流转的核心环节，掌握着大量图书出版信息，除了为各上下游部门提供相关信息外，还需对所有信息进行统计和分析，形成业务数据报告，为领导层决策提供参考。ERP系统强大的数据分类和统计功能为这一工作提供了便利，不仅使数据分类、统计变得容易，还可以根据客户需求定制表格，个性化地为决策层提供数据服务，使出版社精细化管理成为可能。
在ERP系统上线前，图书单成本核算几乎难以完成，原因是，生产流程中各个环节的信息是不互通的，所以图书的成本信息、销售数据很难精确地定位到某一本图书上。或者，即便可以，工作量也是非常大的。ERP系统贯通了出版流程的各个环节，实现图书信息共享，所以使图书单成本核算成为可能。图书单成本核算为总编室工作带来的便利有三点：一是使编辑的业绩考核可以更加明确和精准，增加编辑的工作积极性；二是帮助编辑了解图书的成本和市场销售状况，利于编辑对自策划图书的成本管理和市场判断；三是提供精准数据，帮助出版社调整选题结构，优化选题方向。
总编室是全社出版工作的桥梁和枢纽。总编室要与上下游各部门保持通畅的联系，才能保证出版社整体工作的顺畅运行。同时，总编室还要在日常沟通中及时发现问题，协助相关部门解决问题。ERP系统的使用，使得总编室更容易发现各部门协同中出现的问题，使协调工作更加有效。
ERP系统将出版社的各个业务部门通过信息化技术串联在了一起。只要在权限范围内，所有信息均可查询。所以，各编辑可以跟踪自己的选题流程，总编室可以跟踪全部选题的进度。选题停滞在哪个环节，总编室就可以帮助编辑尽快协调这个环节的负责人，督促办理。因为所有环节可视，所以当在工作中总编室发现某些部门数据有误时，也可以及时与其协调，促其更正。ERP系统中所有数据的修改均为有痕修改，责权明晰。工作中一旦发现问题，需总编室出面协调时就有迹可循，避免了各部门相互推诿扯皮。
ERP系统的采用，表面上是将信息化技术引入了总编室工作，提高了总编室工作的效率和质量。实际则是通过ERP系统这一“硬”媒介，将先进的信息化管理理念带入了总编室工作。对整个出版企业亦然，只有与时代同步，用先进的信息化管理思路管理企业，使出版社这样的传统企业从过去的粗放型管理模式转化为集约型精细化管理模式，提高企业运营效率，才能在激烈的图书市场竞争中赢得先机。
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科技图书出版社总编室的工作职责 [J].
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互联网环境下出版社ERP系统在编务工作中的实践：以高质高效为前提 [J].
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北京大学医学出版社ERPR项目实施与运用 [J].
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出版ERP为现代出版企业管理插上翅膀：浅谈ERP系统在出版信息化管理中的应用 [J].
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